Contoh Surat Dinas Resmi Pemerintahan Paling Lengkap

Surat dinas yang sering dijadiakn sebagai media komunikasi untuk pihak-pihak yang berkepentingan, ternyata memiliki jenis yang berbeda-beda. Sejauh ini sudahkah Anda mengetahui bahwa surat dinas sendiri tidak hanya digunakan oleh perusahaan saja, akan tetapi juga instansi lainnya yakni pemerintahan, organisasi, pendidikan dan lain sebagainya. Meski format dan strukturnya sama, yakni harus menggunakan kaidah tata bahasa yang sesuai EYD, ada kop suratnya juga, namun apakah jenisnya juga sama? Agar Anda lebih memahami surat dinas tersebut, berikut akan dibahas mengenai contoh surat dinas resmi.

Pengertian Surat Dinas

Surat dinas atau surat resmi merupakan salah satu dari sekian banyak jenis surat yang sifatnya resmi dan memiliki legalitas. Surat ini biasanya dipergunakan oleh sebuah instansi untuk media komunikasi antara pihak-pihak yang berkepentingan, baik internal maupun eksternal. Disamping itu, surat ini juga memiliki tingkat legalitas tinggi dan dapat dipertanggung jawabkan isinya.

Fungsi Surat Dinas

Surat dinas dikeluarkan oleh lembaga pendidikan untuk suatu kepentingan. Manfaat dari surat ini umumnya untuk memudahkan komunikasi antar kedua pihak secara tidak langsung. Selain itu surat dinas juga bersifat resmi dan bahasa yang digunakan merupakan bahasa yang baku. Tidak hanya berfungsi sebagai media komunikasi ternyata surat dinas memiliki beberapa fungsi. Berikut diantaranya.

• Pedoman kerja

Surat ini sama dengan surat resmi yang dikeluarkan suatu instansi. Hanya saja konteks seputar pendidikan. Fungsi utama dari surat ini adalah sebagai pedoman kerja karena biasanya isi surat tersebut berupa sebuah instruksi, pemberian izin, atau pengambilan keputusan. Pegawai pemerintahan akan sangat memerlukan surat ini.

• Bukti perjanjian

Surat dinas bisa dijadikan sebagai bukti sebuah perjanjian. Tergantung pada isi surat tersebut. Bisa juga sebagai bukti hal lain dan perkembangan yang diberikan oleh lembaga pendidikan.

• Pengingat

Fungsi terakhir sebagai pengingat. Artinya surat dapat dijadikan media pengingat suatu kegiatan. Surat dinas biasanya selalu dijadikan sebuah arsip. 

Ciri-Ciri Surat Dinas Resmi

Seperti surat pada umumnya, tentu sebuah surat harus mampu memberikan informasi yang jelas dan rinci melalui tatanan bahasa yang dipergunakan. Untuk lebih detailnya, berikut terdapat ciri-ciri surat dinas resmi yang dapat Anda perhatikan dengan saksama.

1. Terdapat kop surat
   Ciri ini menjadi penanda utama bahwa jika terdapat kop surat, maka dapat dipastikan bahwa surat tersebut resmi karena ada alamat dan nama instansi terkait.
2. Menggunakan bahasa yang resmi
   Untuk menyampaikan maksud dari surat tersebut, surat yang tergolong resmi harus menggunakan bahasa yang sesuai dengan EYD bukan bahasa santai.
3. Memuat nomor, lampiran, dan perihal kedatangan surat
   Surat resmi harus menyantumkan nomor surat, lampiran, dan perihal surat tersebut. Hal ini berguna sebagai data arsip yang kelak akan diminta pertanggung jawabannya.
4. Ada legalitas dari pihak yang berwenang
   Surat dinas akan memuat tanda tangan dari pihak yang berwenang mengesahkan surat tersebut, entah direktur utama, kepala sekolah, ketua acara atau pihak lain yang terlibat di dalamnya yang kemudian disebut sebagai pihak pertama, kedua dan seterusnya jika termasuk dalam surat perjanjian atau penawaran.
5. Terdapat salam pembuka dan penutup
   Keduanya berfungsi selain sebagai pelengkap struktur surat, namun juga berfungsi untuk menjaga etika kesopanan dalam berkomunikasi.

Jenis-Jenis Surat Dinas Instansi

Setelah mengetahui beberapa ciri khusus dari surat dinas, berikut akan dibahas mengenai jenis surat dinas dari berbagai instansi.

1. Surat Dinas Permohonan

Jenis surat ini biasa dipergunakan oleh suatu pihak untuk meminta permohonan sebagai pembicara dalam suatu workshop/ seminar, permohonan peminjaman inventaris, atau hal lain yang disebut sebagai permintaan atau penugasan. Untuk jenis terakhir ini lebih ditujukan kepada pihak yang berada di bawahnya dalam suatu struktur organisasi.

2. Surat Dinas Perjalanan

Sedikit berbeda dengan yang pertama, jenis ini lebih menekankan pada perintah untuk menjalankan suatu perjalanan dinas pada suatu pihak. Surat tersebut sering dilampiri dengan data biaya serta fasilitas pendukung lainnya.

3. Surat Dinas Undangan

Jenis surat ini biasa ditemui ketika di sekolah atau masyarakat. Tentu Anda pernah menerima surat undangan rapat yang ditujukan kepada wali murid bukan? Itu dia salah satu contoh dari surat dinas undangan.

4. Surat Dinas Keterangan

Surat keterangan ini banyak macam jenisnya, Karena Dinas mengeluarkan Surat Keterangan bermaksud untuk menyatakan atau menerangkan sesuatu. Salah satunya yakni surat keterangan sakit atau surat keterangan bebas narkoba.

5. Surat Dinas Pemberitahuan

Jenis terakhir ini tentu sudah tidak asing lagi bagi Anda. Surat Pemberitahuan adalah Surat Dinas yang plaing banyak dipakai. Salah satu contohnya adalah Surat Pemberitahuan kepada Lembaga dibawah struktur pemerintahan.

Macam-Macam Surat Dinas Berdasarkan Instansi

Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, surat dinas digunakan oleh beberapa instansi mulai dari instansi perusahaan, pemerintahan, dan lembaga pendidikan. Untuk mengetahui masing-masing perbedaan dari ketiganya, berikut akan dibahas mengenai contoh surat dinas perusahaan, pemerintahan, dan lembaga pendidikan. Simak penjelasannya berikut ini.

1. Surat Dinas Perusahaan

Saat ini sudah banyak terdapat perusahaan dengan segala jenis bidang yang ditekuni. Banyaknya perusahaan tersebut memungkinkan perusahaan untuk menjalin kerjasama dengan pihak lain. Adapun media yang sering digunakan adalah menggunakan surat resmi atau surat dinas. Jadi, dapat Anda simpulkan bahwa surat dinas perusahaan lebih berkaitan pada hubungan internal dan eksternal perusahaan, misalnya saja pedoman kerja, instruksi atasan untuk menambah karyawan baru, hubungan kerjasama dengan pihak atau perusahaan lain, bahkan berkaitan pula dengan hal teknis seperti cuti bersama dan jam masuk kerja.

2. Surat Dinas Pemerintahan

Selanjutnya terdapat surat dinas pemerintahan. Layaknya surat dinas pada umumnya, surat tersebut juga tetap memperhatikan kaidah penulisan surat resmi seperti adanya kop surat. Sedangkan untuk sasaran dari surat tersebut biasanya lebih berhubungan pada instruksi, entah internal maupun yang ditujukan untuk pihak eksternal.

3. Surat Dinas Lembaga Pendidikan

Lembaga pendidikan juga sering menggunakan surat sebagai media komunikasi. Sebut saja sekolah, sebagai sebuah lembaga pendidikan ketika akan mengundang orang tua siswa ke sebuah acara tentu akan menggunakan media surat bukan? Jadi, dapat dikatakan bahwa surat dinas yang dikeluarkan oleh lembaga pendidikan lebih sering digunakan untuk pihak eksternal.

Bagian-Bagian Surat Dinas Pemerintahan

Sebuah surat pasti memiliki hal-hal yang penting yang harus dilakukan. Begitu pula dengan surat dinas pemerintahan. Ciri yang membedakan surat ini dengan yang lain yaitu adanya kop surat, nomor surat, hingga stempel. Untuk lebih jelasnya simak bagian dari surat dinas pemerintah paling lengkap berikut ini.

1. Kepala Surat
   Kepala surat sering disebut juga dengan kop surat. Terletak dibagian atas surat dan merupakan identitas instansi. Bagian kepala surat juga menjadi pembeda surat dinas dengan surat yang lainnya. Bagian kepala surat terdiri dari logo, alamat, dan nama instansi atau lembaga pembuat surat.
2. Tanggal
   Tanggal yang dimaksud yaitu tanggal ketika surat dikeluarkan. Berisi tempat dan tanggal dibuat. Biasanya terletak pada bagian pojok kanan surat.
3. Nomor Surat
   Nomor surat berada dibagian tengah atau kiri atas surat dinas. Berisikan deretan kode. Mulai dari nomor urut surat yang dikeluarkan, kode lembaga yang membuatnya, dan deretan terakhir adalah tahun diterbitkannya surat.
4. Lampiran
   Lampiran menjadi bagian dari contoh surat dinas pemerintah paling lengkap selanjutnya. Bagian lampiran adalah bagian yang berisi lembaran atau berkas lain yang mengikuti surat. Pada bagian ini juga bisa diisi bisa tidak.
5. Hal
   Hal juga disebut juga perihal. Isinya adalahlah pembahasan pokok atau inti yang ingin disampaikan melalui surat tersebut.
6. Tujuan
   Tujuan terkait dengan penerima surat. Perhatikan penulisan Bapak/Ibu apabila yang dimaksud dalam surat ini untuk beberapa orang. Jika hanya ditujukan untuk satu orang atau instansi maka tulislah namanya.
7. Salam pembuka
   Salam pembuka berfungsi untuk memberi salam pada penerima surat. Biasanya salam pembuka pada surat adalah ucapan “Assalammualaikum Wr.Wb”.
8. Isi surat
   Lsi surat berkaitan dengan perihal pada bagian sebelumnya. Isi harus menggunakan bahasa yang jelas dan tidak diulang-ulang kosa katanya. Langsung pada inti yang ingin disampaikan. Biasanya terdiri dari 2 sampai 3 paragraf.
9. Salam penutup
   Ada salam pembuka tentu ada salam penutupnya. Bagian ini meutup surat dinas yang dibuat. Biasanya bertuliskan “Wassalamualaikum Wr.Wb”.
10. Tanda tanggan dan stampel
    Pada baian ini haruslah ada tanda tangan pengirim surat dan stampel instansi. Contoh surat dinas disahkan dengan stampel dari instansi. Menadakan bahwa itu adalah surat dinas yang asli.
11. Tembusan
    Tembusan mencantumkan pihak-pihak yang terkait dalam tembusan surat. Bagian ini juga boleh ada dan boleh ada pada setiap surat dinas.
12. Inisial
    Inisial pada surat dinas pemerintahan ditempatkan pada bagian bawah sebelah kiri pada tembusan surat yang dijadikan tanda pengenal. Bagian ini juga bersifat sedikit rahasia.

Contoh Surat Dinas Resmi

Berbicara mengenai surat dinas, tentu Anda akan lebih memahami dengan baik jika dilampiri dengan contohnya. Berikut adalah contohnya:

Contoh Surat Dinas Permohonan

Contoh Surat Dinas Keterangan

Contoh Surat Dinas Pemberitahuan

Contoh Surat Dinas Undangan

Itu dia penjelasan mengenai contoh surat dinas resmi pemerintahan, perusahaan, organisasi, dll paling lengkap. Usahakan Anda untuk senantiasa menambah referensi lainnya agar Anda dapat membuat surat dinas dengan baik. Semoga bermanfaat.

Ahmad Ridlo

Saya adalah Lulusan S1 Sastra Indonesia Universitas Negeri Yogyakarta. Suka Menulis dan Traveling.

Sharing is Caring