Contoh Surat Dinas Resmi Pemerintahan Paling Lengkap

Surat dinas yang sering dijadiakn sebagai media komunikasi untuk pihak-pihak yang berkepentingan, ternyata memiliki jenis yang berbeda-beda. Sejauh ini sudahkah Anda mengetahui bahwa surat dinas sendiri tidak hanya digunakan oleh perusahaan saja, akan tetapi juga instansi lainnya yakni pemerintahan, organisasi, pendidikan dan lain sebagainya. Meski format dan strukturnya sama, yakni harus menggunakan kaidah tata bahasa yang sesuai EYD, ada kop suratnya juga, namun apakah jenisnya juga sama? Agar Anda lebih memahami surat dinas tersebut, berikut akan dibahas mengenai contoh surat dinas resmi.

Contoh Surat Dinas

Pengertian Surat Dinas

Surat dinas atau surat resmi merupakan salah satu dari sekian banyak jenis surat yang sifatnya resmi dan memiliki legalitas. Surat ini biasanya dipergunakan oleh sebuah instansi untuk media komunikasi antara pihak-pihak yang berkepentingan, baik internal maupun eksternal. Disamping itu, surat ini juga memiliki tingkat legalitas tinggi dan dapat dipertanggung jawabkan isinya.

Fungsi Surat Dinas

Surat dinas dikeluarkan oleh lembaga pendidikan untuk suatu kepentingan. Manfaat dari surat ini umumnya untuk memudahkan komunikasi antar kedua pihak secara tidak langsung. Selain itu surat dinas juga bersifat resmi dan bahasa yang digunakan merupakan bahasa yang baku. Tidak hanya berfungsi sebagai media komunikasi ternyata surat dinas memiliki beberapa fungsi. Berikut diantaranya.

  • Pedoman kerja

Surat ini sama dengan surat resmi yang dikeluarkan suatu instansi. Hanya saja konteks seputar pendidikan. Fungsi utama dari surat ini adalah sebagai pedoman kerja karena biasanya isi surat tersebut berupa sebuah instruksi, pemberian izin, atau pengambilan keputusan. Pegawai pemerintahan akan sangat memerlukan surat ini.

  • Bukti perjanjian

Surat dinas bisa dijadikan sebagai bukti sebuah perjanjian. Tergantung pada isi surat tersebut. Bisa juga sebagai bukti hal lain dan perkembangan yang diberikan oleh lembaga pendidikan.

  • Pengingat

Fungsi terakhir sebagai pengingat. Artinya surat dapat dijadikan media pengingat suatu kegiatan. Surat dinas biasanya selalu dijadikan sebuah arsip. 

Ciri-Ciri Surat Dinas Resmi

Seperti surat pada umumnya, tentu sebuah surat harus mampu memberikan informasi yang jelas dan rinci melalui tatanan bahasa yang dipergunakan. Untuk lebih detailnya, berikut terdapat ciri-ciri surat dinas resmi yang dapat Anda perhatikan dengan saksama.

  1. Terdapat kop surat
    Ciri ini menjadi penanda utama bahwa jika terdapat kop surat, maka dapat dipastikan bahwa surat tersebut resmi karena ada alamat dan nama instansi terkait.
  2. Menggunakan bahasa yang resmi
    Untuk menyampaikan maksud dari surat tersebut, surat yang tergolong resmi harus menggunakan bahasa yang sesuai dengan EYD bukan bahasa santai.
  3. Memuat nomor, lampiran, dan perihal kedatangan surat
    Surat resmi harus menyantumkan nomor surat, lampiran, dan perihal surat tersebut. Hal ini berguna sebagai data arsip yang kelak akan diminta pertanggung jawabannya.
  4. Ada legalitas dari pihak yang berwenang
    Surat dinas akan memuat tanda tangan dari pihak yang berwenang mengesahkan surat tersebut, entah direktur utama, kepala sekolah, ketua acara atau pihak lain yang terlibat di dalamnya yang kemudian disebut sebagai pihak pertama, kedua dan seterusnya jika termasuk dalam surat perjanjian atau penawaran.
  5. Terdapat salam pembuka dan penutup
    Keduanya berfungsi selain sebagai pelengkap struktur surat, namun juga berfungsi untuk menjaga etika kesopanan dalam berkomunikasi.

Jenis-Jenis Surat Dinas Instansi

Setelah mengetahui beberapa ciri khusus dari surat dinas, berikut akan dibahas mengenai jenis surat dinas dari berbagai instansi.

1. Surat Dinas Permohonan

Jenis surat ini biasa dipergunakan oleh suatu pihak untuk meminta permohonan sebagai pembicara dalam suatu workshop/ seminar, permohonan peminjaman inventaris, atau hal lain yang disebut sebagai permintaan atau penugasan. Untuk jenis terakhir ini lebih ditujukan kepada pihak yang berada di bawahnya dalam suatu struktur organisasi.

2. Surat Dinas Perjalanan

Sedikit berbeda dengan yang pertama, jenis ini lebih menekankan pada perintah untuk menjalankan suatu perjalanan dinas pada suatu pihak. Surat tersebut sering dilampiri dengan data biaya serta fasilitas pendukung lainnya.

3. Surat Dinas Undangan

Jenis surat ini biasa ditemui ketika di sekolah atau masyarakat. Tentu Anda pernah menerima surat undangan rapat yang ditujukan kepada wali murid bukan? Itu dia salah satu contoh dari surat dinas undangan.

4. Surat Dinas Keterangan

Surat keterangan ini banyak macam jenisnya, Karena Dinas mengeluarkan Surat Keterangan bermaksud untuk menyatakan atau menerangkan sesuatu. Salah satunya yakni surat keterangan sakit atau surat keterangan bebas narkoba.

5. Surat Dinas Pemberitahuan

Jenis terakhir ini tentu sudah tidak asing lagi bagi Anda. Surat Pemberitahuan adalah Surat Dinas yang plaing banyak dipakai. Salah satu contohnya adalah Surat Pemberitahuan kepada Lembaga dibawah struktur pemerintahan.

Macam-Macam Surat Dinas Berdasarkan Instansi

Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, surat dinas digunakan oleh beberapa instansi mulai dari instansi perusahaan, pemerintahan, dan lembaga pendidikan. Untuk mengetahui masing-masing perbedaan dari ketiganya, berikut akan dibahas mengenai contoh surat dinas perusahaan, pemerintahan, dan lembaga pendidikan. Simak penjelasannya berikut ini.

1. Surat Dinas Perusahaan

Saat ini sudah banyak terdapat perusahaan dengan segala jenis bidang yang ditekuni. Banyaknya perusahaan tersebut memungkinkan perusahaan untuk menjalin kerjasama dengan pihak lain. Adapun media yang sering digunakan adalah menggunakan surat resmi atau surat dinas. Jadi, dapat Anda simpulkan bahwa surat dinas perusahaan lebih berkaitan pada hubungan internal dan eksternal perusahaan, misalnya saja pedoman kerja, instruksi atasan untuk menambah karyawan baru, hubungan kerjasama dengan pihak atau perusahaan lain, bahkan berkaitan pula dengan hal teknis seperti cuti bersama dan jam masuk kerja.

2. Surat Dinas Pemerintahan

Selanjutnya terdapat surat dinas pemerintahan. Layaknya surat dinas pada umumnya, surat tersebut juga tetap memperhatikan kaidah penulisan surat resmi seperti adanya kop surat. Sedangkan untuk sasaran dari surat tersebut biasanya lebih berhubungan pada instruksi, entah internal maupun yang ditujukan untuk pihak eksternal.

3. Surat Dinas Lembaga Pendidikan

Lembaga pendidikan juga sering menggunakan surat sebagai media komunikasi. Sebut saja sekolah, sebagai sebuah lembaga pendidikan ketika akan mengundang orang tua siswa ke sebuah acara tentu akan menggunakan media surat bukan? Jadi, dapat dikatakan bahwa surat dinas yang dikeluarkan oleh lembaga pendidikan lebih sering digunakan untuk pihak eksternal.

Bagian-Bagian Surat Dinas Pemerintahan

Sebuah surat pasti memiliki hal-hal yang penting yang harus dilakukan. Begitu pula dengan surat dinas pemerintahan. Ciri yang membedakan surat ini dengan yang lain yaitu adanya kop surat, nomor surat, hingga stempel. Untuk lebih jelasnya simak bagian dari surat dinas pemerintah paling lengkap berikut ini.

  1. Kepala Surat
    Kepala surat sering disebut juga dengan kop surat. Terletak dibagian atas surat dan merupakan identitas instansi. Bagian kepala surat juga menjadi pembeda surat dinas dengan surat yang lainnya. Bagian kepala surat terdiri dari logo, alamat, dan nama instansi atau lembaga pembuat surat.
  2. Tanggal
    Tanggal yang dimaksud yaitu tanggal ketika surat dikeluarkan. Berisi tempat dan tanggal dibuat. Biasanya terletak pada bagian pojok kanan surat.
  3. Nomor Surat
    Nomor surat berada dibagian tengah atau kiri atas surat dinas. Berisikan deretan kode. Mulai dari nomor urut surat yang dikeluarkan, kode lembaga yang membuatnya, dan deretan terakhir adalah tahun diterbitkannya surat.
  4. Lampiran
    Lampiran menjadi bagian dari contoh surat dinas pemerintah paling lengkap selanjutnya. Bagian lampiran adalah bagian yang berisi lembaran atau berkas lain yang mengikuti surat. Pada bagian ini juga bisa diisi bisa tidak.
  5. Hal
    Hal juga disebut juga perihal. Isinya adalahlah pembahasan pokok atau inti yang ingin disampaikan melalui surat tersebut.
  6. Tujuan
    Tujuan terkait dengan penerima surat. Perhatikan penulisan Bapak/Ibu apabila yang dimaksud dalam surat ini untuk beberapa orang. Jika hanya ditujukan untuk satu orang atau instansi maka tulislah namanya.
  7. Salam pembuka
    Salam pembuka berfungsi untuk memberi salam pada penerima surat. Biasanya salam pembuka pada surat adalah ucapan “Assalammualaikum Wr.Wb”.
  8. Isi surat
    Lsi surat berkaitan dengan perihal pada bagian sebelumnya. Isi harus menggunakan bahasa yang jelas dan tidak diulang-ulang kosa katanya. Langsung pada inti yang ingin disampaikan. Biasanya terdiri dari 2 sampai 3 paragraf.
  9. Salam penutup
    Ada salam pembuka tentu ada salam penutupnya. Bagian ini meutup surat dinas yang dibuat. Biasanya bertuliskan “Wassalamualaikum Wr.Wb”.
  10. Tanda tanggan dan stampel
    Pada baian ini haruslah ada tanda tangan pengirim surat dan stampel instansi. Contoh surat dinas disahkan dengan stampel dari instansi. Menadakan bahwa itu adalah surat dinas yang asli.
  11. Tembusan
    Tembusan mencantumkan pihak-pihak yang terkait dalam tembusan surat. Bagian ini juga boleh ada dan boleh ada pada setiap surat dinas.
  12. Inisial
    Inisial pada surat dinas pemerintahan ditempatkan pada bagian bawah sebelah kiri pada tembusan surat yang dijadikan tanda pengenal. Bagian ini juga bersifat sedikit rahasia.

Contoh Surat Dinas Resmi

Berbicara mengenai surat dinas, tentu Anda akan lebih memahami dengan baik jika dilampiri dengan contohnya. Berikut adalah contohnya:

Contoh Surat Dinas Permohonan

Pasuruan, 11 April 2014Nomor        : 005/UIP/IV/2014

Lampiran    : –

Perihal        : Permohonan Peminjaman Inventaris

 

Yth. Kepala Departemen Inventarisasi

BEM Universitas Islam Pasuruan

di tempat

 

Dengan hormat,

Melalui surat ini, kami selaku panitia penyelenggara Dies Natalis Himpunan Mahasiswa Jurusan Ekonomi Syariah meminta izin untuk meminjam sejumlah inventaris dari BEM Universitas Islam Pasuruan.

Data inventaris yang diajukan sebagai berikut:

  1. LCD Projektor sejumlah 2 unit
  2. Handy Talky sebanyak 5 unit

Demikian surat permohonan izin peminjaman inventaris ini kami sampaikan. Atas perhatiannya diucapkan terima kasih.

 

Hormat kami,

Ketua Jurusan Ekonomi Syariah                                                     Ketua Penyelenggara

 

 

Handy Panca Sakti                                                                             Siti Ameliawati

Contoh Surat Dinas Keterangan

PEMERINTAH PROVINSI JAWA TENGAH

DINAS PEMUDA DAN OLAHRAGA KABUPATEN PEKALONGAN

Jalan Senopati 5 Nomor 23, Pekalongan

Pekalongan, 12 Juli 2011

Nomor     : 001/DPO/2011

Lampiran : –

Perihal     : Keterangan

 

Yth. Kepala Sekolah SMA/SMK

Jl. Kaliwungu No. 45

Pekalongan

Dengan hormat,

Sehubungan dengan adanya surat permohonan dari Salah satu peserta Lomba, untuk diadakan penyelidikan mengenai hasil lomba LKS Tingkat  Kabupaten Bidang Lomba Animasi. Kami atas Nama Dinas Pemuda dan Olahraga Kabupaten Pekalongan menyatakan bahwa tidak akan menindak lanjuti laporan tersebut dan menyatakan bahwa keputusan Juri bersifat mutlak dan tidak bisa diganggu gugat.

Demikian surat keteerangan ini kami sampaikan, atas perhatian Bapak/Ibu kami ucapkan terima kasih.

 

Hormat kami,

Kepala Dinas Pemuda dan Olahraga

 

 

Deny Pamungkas

Contoh Surat Dinas Pemberitahuan

PEMERINTAH KABUPATEN BANYUMAS DINAS PENDIDIKAN
SMK HARAPAN BANGSA
Jalan Pramuka No 1 Banyumas, Telp. 0282-689453

 

Banyumas, 14 Februari 2018

Nomor : 007/68/X/2018

Perihal : Pemberitahuan Studi Lapangan

 

Kepada Yth.

Bapak/Ibu/Wali Murid

Kelas XI SMK Harapan Bangsa

di tempat

 

Dengan hormat,

Dalam rangka peningkatan ilmu pengetahuan dan praktik kerja lapangan maka kami memberitahukan akan ada acara studi lapangan. Studi lapangan akan diikuti oleh seluruh kelas XI SMK Harapan Bangsa di luar sekolah. Adapun acara akan dilaksanakan pada:

Hari dan tanggal         : Sabtu, 19 Februari 2018

Waktu                         : 07.00 WIB – selesai

Tempat                                    : PT Erna Indofood

Acara                           : Penelitian Produk di Pasaran

Sehubungan dengan hal tersebut kami berharap agar Bapak/Ibu/Wali murid untuk memberikan izin kepada putra/putrinya. Demikian pemberitahuan yang kami sampaikan. Atas perhatiannya kamu ucapkan terima kasih.

 

Hormat kami,
Kepala SMK Harapan Bangsa

 

 

Nur Santoso, M.Pd.

Contoh Surat Dinas Undangan

PEMERINTAH DAERAH KOTA SEMARANG
DINAS PERTAMANAN DAN TATA KOTA
Jalan Ahmad Dahlan No 10 Semarang
Telp. 0271-89732

 

Semarang, 29 Januari 2018

 

Nomor : 009/PK/68/H/2018

Perihal : Keterangan

 

Kepada

Staff Dinas Petamanan dan Tata Kota

Semarang

di tempat

 

Assalamualaikum Wr.Wb.

Dengan surat ini kami mengundang segenap Staff Dinas Petamanan dan Tata Kota untuk menghadiri peresmian gedung baru. Gedung tersebut akan digunakan sebagai kantor baru untuk Dinas Pemerintah Taman Kota Semarang. Mohon kehadian Saudara/saudari pada:

Hari     dan tanggal    : 30 Januari 2018

Waktu                         : 08.00 WIB – selesai

Tempat                                    : Gedung Baru (Jalan Supratman No 9 Semarang)

Acara                           : Peresmian gedung baru

 

Demikianlah surat undangan dibuat. Atas pertahian dan kehadirannya kami ucapkan terima kasih.

Wassalamualaikum Wr. Wb.

Kepala Dinas Pertamanan dan Tata Kota

 

 

Yuri Lestari

 

Tembusan:

  • Kepala BagianPengelolaan Tata Ruang

Itu dia penjelasan mengenai contoh surat dinas resmi pemerintahan, perusahaan, organisasi, dll paling lengkap. Usahakan Anda untuk senantiasa menambah referensi lainnya agar Anda dapat membuat surat dinas dengan baik. Semoga bermanfaat.

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *