Poin Penting Dalam Pembuatan Surat Pemesanan Barang
Surat yang dikenal dengan sebutan letter of order merupakan jenis surat yang tidak terlepas dari suatu perusahaan, karena berkaitan dengan proses operasi perusahaan. Untuk penulisannya tidak ada format khusus, hanay saja terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan seperti:
Tujuan Penulisan Surat
Hal pertama yang harus Anda cantumkan tentu tidak terlepas dari alamat tujuan surat. Jadi pastikan untuk menulis alamat surat dengan jelas dan lengkap. Biasanya surat tersebut ditujukan kepada perusahaan mitra yang mempunyai kerjasama dalam hal pengadaan barang kantor maupun bahan produksi. Tulis pula maksud dari kedatangan surat tersebut secara rinci tanpa melupakan etika penulisan surat.
Identitas Perusahaan
Sebelum menulis surat, Anda diharuskan untuk mencantumkan kop surat berupa identitas perusahaan. Tanpa terkecuali dalam hal nomor surat serta lampiran surat wajib untuk ditulis. Legalitas surat berupa tanda tangan dari pihak yang berkepentingan pun harus dilampirkan. Hal ini berguna untuk arsip perusahaan jika suatu waktu dibutuhkan.
Detail Pemesanan Barang
Setelah kedua hal tersebut dicantumkan, maka tak kalah penting Anda pun harus menyantumkan detail jumlah pemesanan barang kepada perusahaan mitra. Anda diharuskan untuk menulis jumlah barang, jenis aatu tipe barang, harga serta metode pengiriman barang yang dipilih.
Jenis Surat Pemesanan Barang
Agar Anda dapat membuat surat pemesanan barang sendiri, berikut kami sajikan jenis surat pemesanan barang yang dapat Anda jadikan referensi beserta contoh surat pemesanan barang yang baik dan terlengkap.
1. Surat Pemesanan Barang Full Block Style
Jenis surat pemesanan barang yang pertama adalah full block style. Ciri dari surat ini adalah penulisannya yang lurus dengan penulisannya yang dimulai dari sebelah kiri, kecuali untuk penulisan kop surat yang tetap ditulis di bagian tengah.
2. Surat Pemesanan Barang Semi Block Style
Selain full block style, terdapat jenis lainnya yakni semi block style. Sedikit berbeda dengan yang pertama, untuk penulisan surat jenis ini terdapat bagian surat yang ditulis pada sisi sebelah kanan. Maka tak heran jika semi block style sering disebut pula sebagai surat setengah lurus. Meski demikian untuk penulisan kop surat tetap mempertahankan posisinya yakni ditulis di bagian tengah atas.
Sistematika Penulisan Surat Pemesanan Barang
- Mencantumkan identitas kita sebagai pemesan secara jelas.
- Menjelaskan detail barang-barang atau alat-alat yang ingin kita pesan. Mulai dari nama barang, jumlah yang ingin dibeli, warna, ukuran dan segala hal yang berhubungan dengan deskripsi barang tersebut.
- Menyebutkan metode pengiriman barang yang diinginkan.
- Menyebutkan cara pembayaran yang dikehendaki.
- Jangan lupa juga untuk menentukan waktu pengiriman barang serta waktu pembayarannya.
- Yang tidak kalah penting adalah menyebutkan alamat kita sebagai pemesan secara jelas agar barang yang kita pesan dapat sampai tepat waktu dan tidak salah alamat ketika dikirimkan.
- Yang terakhir, seperti biasa kita harus menggunakan sistematika serta tata bahasa yang baik dan benar agar terkesan lebih sopan.
Tips Menyususn Surat Pesanan Barang Jasa yang Baik
Sebelum membuat dan mengirim surat pesanan ke suatu perusahaan, ada baiknya kamu mengeceknya terlebih dahulu. Apakah surat tersebut sudah sesuai dengan tujuan pesanan dan sudah baik? Nah sebelum itu ketahuilah tips menyusun surat pesanan yang baik berikut ini.
- Peremesan barang
Hal pertama yang harus kamu perhatikan adalah pemesan barang. Maksudnya adalah atas nama siapa barang tersebut dipesan. Apabila kamu mewaliki perusahaan atau badan usaha maka pakailah bentuk surat resmi dengan menggunakan kepala surat dan ditanda tangani oleh manager atau atasan yang bertanggung jawab. Sedangkan jika kamu memesan atas nama pribadi maka surat pesanan cukup ditulis dikertas folio atau bisa melalui email dengan bahsa yang sopan.
- Sampaikan tujuan dengan detail
Dalam surat pesanan perlu menggunakan bahasa yang jelas dan sopan. Hal ini juga untuk menghindari kesalahan dan bertele-tele. Jika pesanan tersebut dibuat karena ada penawaran sebelumnya, maka beritahukan bahwa penawaran telah diterima. Sampaikan barang atau jasa yang akan dipesan. Mulai dari jenis, warna, ukuran, hingga kualitasnya. Sampaikan masalah packing serta pengiriman yang dinginkan.
- Metode pembayaran
Contoh surat pesanan, terdapat pemebritahuan mengenai metode pembayaran yang dilakukan. Apakah pembayaran akan dilunasi sebelum barang dikirim atau setelah barang sampai. Cantumkan metode pembayaran yang akan dilakuka, misalnya melalui bank, pos, kredit, atau tunai.
- Bahasa surat
Dalam menulis surat, gaya bahasa yang digunakan tentu menjadi sorotan yang paling utama. Gunakanlah bahasa yang baik dan formal ketika menulis surat pesanan. Sampaikan dipenutup surat jika perusahaan akan menjalin kerjasama yang baik.
- Format surat
Untuk menjadi contoh surat pesanan barang jasa kamu harus menyusun surat sesuai dengan format yang benar. Dari mulai kepala surat, alamat surat, pembuka surat, isi surat, kemudian sampai penutup. Tulis surat dengan jelas dan singkat.
Format Penulisan Surat Pesanan
Dalam membuat surat pesanan Anda harus mengetahui bagian-bagian dari surat tersebut. Jangan sampai Anda melewatkan bagian dari sebuah surat pesanan karena bisa berakibat salah informasi. Berikut format penulisan surat pesanan yang harus Anda ketahui.
- Kepala Surat
Contoh surat pesanan barang yang baik dan benar didahului oleh kepala surat. Kepala surat atau kita kenal dengan kop surat memuat informasi mengenai nama kantor, logo, identitas, alamat kantor, nomor telepon, email, fax pengirim surat. Fungsi dari kepala surat ini salah satunya adalah sebagai media promosi dari lembaga atau perusahaan hingga organisasi pengirimnya.
- Tempat dan tanggal surat
Tempat dan tanggal surat dicantumkan bertujuan untuk memberi informasi mengenai kapan dan berasal dari mana surat tersebut dikirim. Tempat surat ditulis sesuai dengan kota atau kabupaten asal kantor atau perusahaan. Lalu tanggal surat disesuaikan dengan waktu surat tersebut dibuat dan dikirim. Contohnya, Yogjakarta, 12 Januari 2018.
- Nomor surat
Dalam surat resmi, termasuk pesanan biasanya mencantumkan nomor surat. Penomoran ini dibuat oleh lembaga, perusahaan, instansi atau organisasi yang resmi terdaftar. Nomor suart biasanya meliputi nomor urut surat, kode jenis surat, tanggal, bulan dan tahun surat. Berfungsi untuk memudahkan administrasi.
- Lampiran dan hal
Lampiran memberikan penjelas yang memberi informasi bahwa ada berkas atau dokumen lain yang disertakan dalam surat kiriman tersebut. Jika tidak ada berkas atau dokumen yang dilampirkan maka lampiran tersebut dikosongkan. Bagian hal berfungsi untuk memberi petunjuk pembaca tentang kepentingan dan isi pokok dalam surat.
- Alamat tujuan
Alamat tujuan ada dalam contoh surat pesanan barang yang baik dan benar. Alamat tujuan ditujukan pada orang atau instansi yang dituju menggunakan sebutan Bapak/Ibu atau Yth, diikuti nama instansi yang dikerja.
- Salam pembuka
Salam pembuka bertujuan untuk membuka pembicaraan surat dengan memberi sapaan secara umum. Dengan memberikan salam pembuka, berarti juga mencerminkan kesopanan dalam berkomunikasi.
- Isi surat
Bagian yang tidak kalah penting dalam contoh surat pesanan barang yang baik dan bernar adalah isi surat. Isi surat berisi maksud dan tujuan dari pengirim. Maksud dari surat tersebut disampaikan dengan jelas, singkat dan padat agar isinya mudah dimengerti pembaca.
- Salam penutup
Salam penutup terdapat pada bagian akhir surat yang berisi ucapan salam untuk menambah kesopanan pengirim. Menunjukan bahwa pengirim sangat menghormati dan mengharapkan kerjasama yang baik.
- Nama pengirim dan tanda tangan
Terakhir ada nama pengirim serta tanda tangannya. Cantumkan lama lengkap mu atau orang yang bertanggung jawab atas pengiriman tersebut. Setelahnya bubuhi tanda tangan yang bersangkutan.
Contoh Surat Pesanan yang Baik dan Benar
Contoh Surat Pemesanan Buku
Bdn Store
Jalan Pramuka No 75 Surabaya
Surabaya, 19 Agustus 2019
Nomor: 32/XI/19-08-19
Lampiran: –
Hal : Pesanan Barang
Yth. Manager Duta Fashion Bandung
Jalan dr. Samsudin Blok C
Bandung
Dengan hormat,
Berdasarkan surat penawaran yang dikirim pada 15 Agustus 2019 mengenai koleksi baju terbaru, maka dengan ini kami bermakasud memesan:
- 2 Kodi Buku Tulis Sidu
- 1 Kodi Buku Gelatik Kembar
- 1 Kodi Buku Notulen
Pembayaran akan kami lakukan di awal pesanan dengan mengasuransikan barang. Untuk bukti pembayaran akan kami kirim melalui email. Kami harap barang sampai selambat-lambatnya 1 September 2019.
Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Nagita Saraswati
Contoh Surat Pesanan Komputer
PT XYZ
Jalan Merdeka No. 24, Jakarta
Website: www.xyz.com
Jakarta, 21 September 2018
Nomor: 122/SP/XYZ/11/2018
Perihal: Pemesanan Barang
Yth. Pimpinan PT Maju Terus
Jalan Medan Utara No. 3
Bandung
Dengan hormat,
Untuk memenuhi kebutuhan perlengkapan kantor di perusahaan kami, maka kami bermaksud untuk memesan peralatan kantor dari perusahaan Saudara. Rincian perlengkapan tersebut adalah sebagai berikut:
- 3 All in One PC Lenovo A332
- 2 Monitor LED 32″
- 1 Rol Kabel Belden
Mengingat perlengkapan tersebut sangat kami butuhkan, maka kami berharapa agar Saudara mengirimkan segera ke perusahaan kami paling lambat tanggal 24 September 2018. Untuk rincian pembayaran akan kami lakukan secara tunai di perusahaan.
Demikian surat pemesanan barang ini kami sampaikan, atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
Direktur PT. XYZ
Bayu Permana Aji
Contoh Surat Pesanan Barang Pemerintah
Nomor : ….. / ….. / …… / …..
Lampiran : –
Hal : Pesanan Barang
Yang terhormat
PT. National Elektro Surya Sentosa
Jalan Pemuda 12
Semarang
Dengan hormat,
Berdasarkan informasi yang kami dapatkan dari majalah bisnis lokal Jawa Tengah, bahwa PT. National Elektro Surya Sentosa adalah perusahaan yang bergerak di bidang barang-barang elektronik, dengan ini kami bermaksud untuk memesan beberapa barang elektronik sebagai berikut :
1. 10 Unit Kulkas 2 pintu
2. 10 Unit Mesin Cuci
3. 15 Unit TV LCD 29 inchi
4. 20 Unit Kipas Angin
5. 5 Unit AC
Demikian barang-barang yang ingin kami pesan. Kami berharap agar barang-barang tersebut dapat dikirim selambat-lambatnya tanggal 5 Desember 2015. Pembayaran akan kami lakukan secara tunai bersamaan dengan pengiriman barang. Atas perhatian dan kerja samanya kami ucapkan terima kasih.
Kudus, 29 November 2015
Hormat kami,
KABAG. PENGADAAN
Eka Ahmad Feri Setiawan, M.M.
Contoh Surat Pesanan Barang ATK
Pati, 29 November 2015
Nomor : ….. / ….. / ….. / …..
Hal : Pesanan Barang
Lampiran : –
Yang terhormat,
Kepala Bagian Pemasaran
PT. Gelatik Kembar Siam
Jalan Soekarno Hatta 17
Semarang
Dengan hormat,
Terima kasih kami sampaikan atas surat penawaran Bapak Nomor : ….. / ….. / ….. / ….. tanggal 20 November 2015 lalu. Dengan surat ini kami sampaikan bahwa kami tertarik dengan produk yang Bapak tawarkan, selanjutnya kami menetapkan untuk memesan barang-barang sebagai berikut :
1. 10 rim kertas A4 Gelatik Kembar Siam 70gr katalog no. 09
2. 5 rim kertas A4 Gelatik Kembar Siam 80gr katalog no. 09A
3. 10 rim kertas F4 Gelatik Kembar Siam 70gr katalog no. 10
4. 3 kotak pensil 2B Gelatik Kembar Siam katalog no. 20
5. 5 kotak pulpen Gelatik Kembar Siam katalog no. 21A
6. 1 kotak Map Coklat 305 katalog no. 50
Adapun pengiriman barang kami tunggu paling lambat tanggal 1 Desember 2015 dan pembayaran akan kami lakukan setelah barang kami terima. Atas perhatian dan kerja sama Bapak, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Mekar Jaya Mini Market
Muhammad Nur Mujiono
Bagian Pembelian
Contoh Surat Pesanan Barang Furniture
Yogyakarta, 29 November 2015
Nomor : ….. / ….. / ….. / …..
Hal : Pemesanan Barang
Lampiran : –
Yang terhormat,
Manager Marketing
PT. Orion Furniture And Property
Jalan Bukit Indah 514, Pati
Jawa Tengah
Dengan hormat,
Berdasarkan informasi yang kami dapat dari brosur promosi yang diterbitkan oleh PT. Orion Furniture And Property dan juga melalui situs resmi perusahaan, PT. Orion Furniture And Property adalah perusahaan yang menyediakan berbagai macam jenis furniture dan telah menjalin kerja sama dengan berbagai perusahaan terkenal serta instansi-instansi di Jawa Tengah dan sekitarnya. Sehubungan dengan hal tersebut, kami bermaksud untuk memesan :
1. 30 unit meja belajar
2. 30 unit kursi belajar
3. 10 unit rak buku
4. 20 unit lemari
Keseluruhan barang yang kami pesan harap dikirimkan selambat-lambatnya satu minggu setelah surat ini dikirimkan. Proses pembayaran terhadap seluruh pesanan kami, akan dilaksanakan maksimal 2 hari setelah barang-barang pesanan seluruhnya kami terima. Dan sebagai bukti, kami akan mengirimkan fotocopy tanda bukti pembayaran.
Demikian surat pemesanan barang ini kami sampaikan. Dan kami tunggu pengiriman barang-barang tersebut di alamat kantor kami di atas. Atas perhatian dan kerja sama yang baik kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Manager
CV. Maju Jaya Abadi
Gunawan Adi Santoso, S.E.
Contoh Surat Pemesanan Barang Dalam Bahasa Inggris
Contoh Surat Pemesanan Makanan
Contoh Surat Pesanan Barang Block Style
Contoh Surat Pemesanan Barang Semi Block Style
Contoh Surat Pesanan Barang Jasa
Surat pesanan barang jasa menjadi salah satu jenis surat bisnis yang sering digunakan. Surat pesanan bisa diartikan sebagai surat yang dikirim oleh perwakilan perusahaan kepada penjual barang atau jasa dengan tujuan memesan barang atau jasa yang ditawarkan sebelumnya. Selain itu surat pesanan juga bisa dibuat karena adanya iklan di majalah, website, atau surat kabar. Untuk membuat surat pesanan ada baiknya jika kamu menggunakan bahasa yang jelas, singkat, dan rinci sehingga pihak yang dituju mudah memahami. Surat ini memiliki peran penting dalam kelangsungan dan kemajuan perusahaan. Lalu bagaimana sih cara menyusunnya?
Honey Store Jakarta
Jalan Adira C No. 19, Jakarta Pusat
Jakarta, 18 Maret 2018
Nomor : 17/IX/KH.2018-03-18
Hal : Pemesanan Aksesoris Handphone
Yth. Manager PT Vevo Bogor
Jalan Beo No. 19 Neo Garden A
Bogor
Dengan hormat,
Menindak lanjuti surat penawaran pada tanggal 10 Maret 2018 mengenai aksesoris handphone kami berniat memesannya. Berikut daftar pesanan kami:
- 25 buah gantungan kunci panda
- 100 buah gantungan kunci couple
- 50 hardcase handphone tipe XS
- 35 softcase handpnoe
- 45 Earphone bluetooth
- 70 jenis striker handphone
Semua barang yang dipesan harap agar bisa diterima selambat-lambatnya pada tanggal 25 Maret 208. Untuk pembayaran akan kami lakukan DP 70% diawal pemesanan, kemudian sisanya setelah barang diterima.
Kami harap menerima konfirmasi pemesanan secepatnya. Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Manager Honey Store
Andre Wijaya
