Dalam sebuah perusahaan, proses keluar masuknya barang bukanlah perkara yang dapat disepelekan. Terlebih jika perusahaan tersebut merupakan perusahaan berskala besar. Besarnya nilai barang yang keluar dan masuk ke perusahaan juga merupakan faktor penting lain yang perlu menjadi perhatian. Oleh karena itu, perihal keluar masuk barang ini harus melalui prosedur tertentu seperti menggunakan Surat Permohonan Izin Keluar/Masuk Barang. Manfaat dan tujuan disusunnya Surat Permohonan Izin Keluar/Masuk Barang ini, antara lain :
Sebagai sarana pencatatan barang yang masuk dan keluar dari perusahaan.
Mencegah adanya barang-barang ilegal yang keluar dan masuk ke perusahaan.
Supaya tidak terjadi invalid data antara barang yang masuk dan keluar perusahaan karena telah ada bukti resmi berupa Surat Permohonan Izin Keluar/Masuk Barang tersebut.
Contoh Surat Permohonan
Adapun beberapa poin penting yang dapat dijadikan acuan dalam menyusun Surat Permohonan Izin Keluar/Masuk Barang, antara lain :
Perihal surat Perihal surat menjadi penanda dari maksud dan tujuan pengiriman surat. Anda juga dapat menyertakan nomor surat dan lampiran pada bagian ini.
Pihak yang dituju Menyebutkan pihak yang menjadi tujuan permohonan izin untuk memasukkan atau mengeluarkan barang tersebut. Sebutkan secara singkat dan jelas.
Pembuka surat Sebelum masuk pada inti surat, terlebih dahulu kita perlu membuka surat agar terkesan lebih santun. Biasanya terdiri dari salam pembuka dan penghormatan.
Isi surat Bagian ini berisi permohonan izin memasukkan atau mengeluarkan barang dari perusahaan. Sertakan rincian barang tersebut seperti nama barang, jumlah barang, waktu keluar/masuknya barang, serta keterangan apakah barang tersebut merupakan barang masuk atau barang yang keluar.
Penutup Setelah di awal tadi kita membuka surat, maka kita perlu menutup pada bagian akhirnya. Bagian ini biasanya terdiri atas salam penutup dan ucapan terima kasih.
Tanda tangan dan nama terang Seperti pada surat resmi lainnya, pengirim harus membubuhkan tanda tangan dan nama terangnya.
Perlu diketahui, ada beberapa perusahaan yang menggunakan draft seperti ini sebagai Surat Permohonan Izin Keluar/Masuk Barang. Hal ini sah-sah saja jika pihak perusahaan yang telah menentukan. Tentu saja harus tetap menyertakan stempel resmi dari perusahaan yang bersangkutan.
Surat Permohonan Izin Masuk Barang
Yogyakarta, 6 Februari 2018 Lampiran : – Perihal : Permohonan Izin Keluar/Masuk Barang
Yang terhormat, PT. Paijo Tbk Jalan Kebon Agung 10, Sleman Yogyakarta
Dengan hormat, Sehubungan dengan adanya kebutuhan barang baik berupa barang masuk maupun barang keluar di Gedung Gudang Paijo Tbk, dengan surat ini kami bermaksud untuk memohon bantuan PT. Paijo Tbk selaku pengelola gedung untuk memberikan izin atas keluar/masuk barang pada tanggal 7 Februari pukul 10.00 – selesai. Berikut rincian barang tersebut :
No.
Nama barang
Jumlah
Keterangan
1
Monitor
100 unit
Barang masuk
2
CPU
100 unit
Barang masuk
3
Keyboard
100 unit
Barang masuk
4
Mouse
100 unit
Barang masuk
5
Printer
100 unit
Barang masuk
Demikian permohonan izin ini kami sampaikan. Kiranya PT. Paijo Tbk berkenan memberikan izin. Atas perhatian dan kebijaksanaannya kami sampaikan terima kasih.
