✔ 8+ Contoh Surat Teguran untuk Berbagai Keperluan

Contoh Surat Teguran – Menjalani sebuah profesi memang membutuhkan suatu konsistensi, komitmen, serta kontinuitas. Apalagi jika kita adalah seorang karyawan pada sebuah perusahaan. Tentu kita harus mentaati segala peraturan yang berlaku pada perusahaan tersebut. Kita juga harus berkomitmen pada kontrak perjanjian yang telah kita sepakati di awal ketika kita masuk menjadi karyawan di perusahaan tersebut. Sama halnya jika kita bekerja pada instansi resmi negara atau pemerintahan. Sudah seharusnya kita menerapkan sikap disiplin setiap harinya, baik dari segi loyalitas maupun profesionalisme dalam bekerja. Dengan menerapkan sikap disiplin dan profesionalisme yang tinggi, kita akan mampu membuat atasan atau bos kita bangga terhadap hasil kerja kita dan menaruh kepercayaan yang tinggi kepada kita.

Pernahkah anda mendengar tentang surat teguran? Surat teguran juga dikenal sebagai surat peringatan. Umumnya, surat ini dibuat untuk memberikan peringatan atau teguran pada karyawan atau siswa yang melanggar aturan. Utamanya, pada mereka yang melanggar peraturan secara berulang. Di saat-saat inilah, contoh surat teguran untuk karyawan, PNS dan siswa dibutuhkan sebagai referensi pembuatan.

Surat teguran termasuk sebagai salah satu surat resmi. Karenanya dalam membuat surat teguran tidak dapat sembarangan. Untuk anda yang akan membuatnya, perlu mempertimbangkan apakah karyawan yang melakukan pelanggaran benar-benar layak diberikan surat teguran ataupun sebaliknya. Karena berbeda dengan surat lainnya, apakah bagian-bagian yang harus ada dalam surat teguran?

Namun terkadang ada beberapa orang atau pihak yang melakukan kelalaian atau tindakan indisipliner dalam sebuah instansi atau perusahaan. Jika hanya sesekali melakukan kelalaian tersebut mungkin masih dapat dimaklumi karena setiap orang pasti pernah melakukan suatu kesalahan. Namun apabila tindakan tersebut dilakukan secara berulang-ulang atau dalam waktu yang lama, orang yang bersangkutan tentu harus diberikan sebuah teguran atau peringatan. Ada banyak cara yang dapat dilakukan untuk memberikan teguran atau peringatan kepada seseorang. Misalnya dengan memberikan peringatan secara lisan kepada orang yang bersangkutan. Namun kelemahannya adalah banyak orang yang akhirnya tidak mengindahkan teguran secara lisan ini. Jika sudah seperti ini maka seorang pimpinan atau atasan harus memakai cara lain untuk menegur atau memberi peringatan kepada orang tersebut. Cara lain yang dapat dilakukan dan sekaligus akan menjadi bahan pembahasan dalam artikel kali ini adalah Surat Teguran atau Surat Peringatan.

Pengertian Surat Teguran

Surat Teguran atau Surat Peringatan adalah surat yang dibuat atau dikeluarkan oleh suatu instansi atau perusahaan dan ditujukan kepada seseorang atau pihak-pihak yang melakukan tindankan indisipliner, melanggar peraturan yang berlaku dalam perusahaan atau instansi tersebut, atau melakukan kelalaian dari komitmen yang telah disepakati sebelumnya. Surat ini bertujuan agar si pembuat pelanggaran dapat menyadari kesalahannya dan segera memperbaiki diri agar tidak lagi mengulangi kesalahan yang sama di kemudian hari. Tujuan lainnya adalah untuk mengingatkan kembali kepada si pelanggar mengenai hal-hal yang telah disepakati bersama. Surat Teguran atau Surat Peringatan ini juga merupakan perwujudan dari sikap tegas para pimpinan atau atasan kepada karyawan mereka. Juga sebagai contoh nyata kepada karyawan dan karyawati lainnya apabila mereka melakukan suatu kelalaian.

Jenis-Jenis Pelanggaran Surat Teguran

Seperti yang telah dipaparkan diatas, dibawah ini akan menjelaskan beberapa contoh surat peringatan dan alasan pembuatannya. Lets check it!

Ketidakhadiran

Alasan pertama dari contoh surat peringatan 1 untuk siswa, PNS dan karyawan adalah ketidakhadiran. Setiap perusahaan ataupun instansi tentunya memiliki batas ketidakhadiran yang harus dipatuhi oleh semua karyawan dan anggotanya. Didalam perundang undangan tenaga kerja, sebuah perusahaan wajib memberikan cuti selama 12 hari kepada karyawannya. Kemudian untuk instansi seperti sekolah, dinas pemerintahan juga memiliki ketentuan tersendiri sesuai peraturan perundangan yang ada.

Namun jika karyawan ataupun anggota dari perusahaan dan instansi tersebut tidak hadir lebih dari waktu yang telah ditentukan dan tanpa alasan yang jelas orang tersebut akan diberi surat peringatan. Surat peringatan disini berfungsi sebagai teguran kepada pihak yang bersangkutan untuk hadir melaksanakan kewajibannya.

Kurang profesional

Selain ketidakhadiran, kurangnya keprofesionalan seseorang dalam bekerja juga dapat menjadikan masalah dan berakhir dengan surat peringatan. Ketidak profesionalan tersebut dapat dilihat dari bermacam macam segi. Seperti contohnya seseorang selalu membawa masalah pribadi kedalam pekerjaan sehingga dalam melaksanakan kewajibannya sebagai karyawan terhambat dan menyulitkan pihak lain.

Melanggar aturan

Tidak hanya karyawan siapa saja yang melanggar aturan pasti akan diberikan peringatan maupun teguran. Pada hakikatnya memang aturan dan kebijakan yang telah ditetapkan oleh perusahaan ataupun instansi memang harus ditaati dan memiliki sifat yang memaksa. Jika ada yang melanggar aturan tersebut tentu saja orang yang bersangkutan akan menerima peringatan dan teguran. Apalagi jika sudah melanggarnya berkali kali, petinggi yang bersangkutan tidak segan segan mengeluarkan orang tersebut. Jadi patuhilah aturan yang ada untuk kebaikan diri sendiri dan orang lain.

Bagian dalam Surat Teguran Untuk Karyawan

Seperti surat pada umumnya, dalam surat teguran perlu dimasukkan beberapa bagian penjelas surat. Adapun bagian-bagian yang dimaksud, akan disampaikan pada penjelasan dibawah ini,

Pembuka Surat

Bagian awal dari surat ini berisikan pembuka surat. Bagian pembuka surat berisikan kop, nomor surat dan tanggal pembuatan surat. Bagian-bagian ini harus diperhatikan dengan benar, agar pembaca dapat mengetahui siapa pengirim surat tersebut. Jika terdapat kesalahan, mungkin saja penerima surat merasa bahwa surat adalah surat penipuan.

Identitas Karyawan

Surat ini adalah surat yang dibuat untuk memberikan teguran pada karyawan. Untuk itu, pada bagian surat perlu dimasukkan identitas karyawan yang ditegur. Identitas yang dibutuhkan, seperti nama, alamat, jabatan hingga nomor pegawai di perusahaan atau instansi. Serta, dapat ditambahkan sesuai dengan kebutuhan surat yang akan dibuat kemudian hari.

Isi Surat

Inilah bagian inti dari surat teguran, yaitu isi surat. Isi surat merupakan penjelasan tentang apa kesalahan dan sanksi yang akan diberikan oleh karyawan. Pada penjelasan ini, anda harus menyampaikan apakah kesalahan yang dilakukan oleh karyawan, tanpa dilebihkan atau dikurangi. Contohnya, karyawan melakukan kesalahan keterlambatan sebanyak 3 kali atau lebih.

Penutup

Terakhir, dalam sebuah surat teguran perlu dimasukkan kalimat penutup surat. Umumnya disampaikan ucapan terimakasih atas perhatian yang diberikan. Serta, himbauan agar tidak membuat kesalahan yang sama di kesempatan berikutnya. Berikutnya perlu diberikan tanda tangan di ujung surat, untuk menandakan keabsahan surat dari direktur atau atasan.

Cara Membuat Surat Teguran

Untuk masalah teknis pembuatan Surat Teguran atau Surat Peringatan ini sebenarnya tidak jauh berbeda dengan membuatan surat-surat lainnya. Hanya saja yang harus diperhatikan adalah, meskipun ini merupakan suatu bentuk peringatan atau teguran, tetapi kita tetap harus menggunakan kata-kata yang sopan dan harus menghindari penggunaan kata-kata yang kasar. Dengan tujuan agar agar orang yang diberikan peringatan tidak tersinggung atau malah berbalik melawan kita. Adapun beberapa poin penting yang harus kita perhatikan dalam menyusun sebuah Surat Teguran atau Surat Peringatan, antara lain :

Kepada siapa Surat Teguran atau Surat Peringatan tersebut diberikan?
Pelanggaran apa yang telah dilakukan oleh orang tersebut?
Sanksi apa yang akan diberikan kepada si pelanggar dan sebutkan juga masa berlaku dari sanksi tersebut.

Tanpa berlama-lama dan berbicara panjang lebar mengenai teori dari Surat Teguran atau Surat Peringatan ini, berikut langsung saja para pembaca menyimak baik-baik bagaimana bentuk dari Surat Teguran atau Surat Peringatan itu sendiri pada beberapa contoh yang akan saya berikan :

Contoh Surat Teguran Kepada Kontraktor

KOPS SURAT

***********************************************************************

Yogyakarta, 23 November 2015

Nomor : 123/SP-1/IV/15
Lampiran : –
Hal : Peringatan I(Keterlambatan Pekerjaan)

Yang terhormat,
Direktur Utama
PT. Bangun Mandiri Sejahtera Abadi Jaya
Jalan Mataram 45, Sleman
Yogyakarta

Dengan hormat,

Sehubungan dengan telah dimulainya Proyek Pekerjaan Perbaikan Jalur Lingkar Utara di daerah Sleman, Yogyakarta, yang dilaksanakan oleh PT. Bangun Mandiri Sejahtera Abadi Jaya atas Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK) yang dikeluarkan oleh Pemerintah Daerah Sleman, Yogyakarta Nomor : …../…../…../….. tanggal 1 November 2015, maka dengan ini kami melihat terjadinya keterlambatan pekerjaan sampai minggu ke III (terhitung tanggal 3 – 21 November 2015) yaitu sebesar 23,45 %(minus). Dan menurut pengamatan yang telah kami lakukan dilapangan, keterlambatan tersebut disebabkan oleh :

1. Kurangnya tenaga(tukang) sehingga beberapa item pekerjaan yang seharusnya sudah dilaksanakan ternyata belum dilaksanakan sampai saat ini.
2. Tidak sesuainya durasi kerja seperti yang telah disepakati bersama di awal perjanjian.

Selanjutnya kami instruksikan kepada Kontraktor agar segera berupaya memacu pekerjaan untuk mengejar keterlambatan pekerjaan tersebut dengan menambah tenaga (tukang) dan menyesuaikan durasi pekerjaan seperti yang telah tercantum pada surat perjanjian.

Demikian peringatan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerja samanya kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Kepala Dinas Tata Kota Sleman

(nama lengkap)

Contoh Surat Teguran Untuk Karyawan Swasta

PT. BANGUN MANDIRI SEJAHTERA ABADI JAYA

Jalan Mataram 45, Sleman, Yogyakarta

Telepon : 0295-000-0000, Fax : 0295-000-0000

Web : http://www.bmsaj.com

SURAT PERINGATAN I

Nomor : …../…../…../…../…..

Surat Peringatan ini ditujukan kepada :

Nama : Eka Ahmad Feri Setiawan
Jabatan : Staff Produksi

Surat Peringatan ini dikeluarkankan berdasarkan bukti bahwa Saudara Eka Ahmad Feri Setiawan telah melakukan pelanggaran berupa :

1. Tindakan indisiplin, terlambat masuk kerja selama lebih dari 3 kali dalam kurun waktu satu bulan.
2. Terbukti telah meninggalkan tempat kerja sebelum waktu kerja berakhir tanpa pemberitahuan yang jelas dan sudah lebih dari 5 kali bulan ini.

Sebagai seorang karyawan Saudara Eka Ahmad Feri Setiawan seharusnya mampu mentaati tata tertib kerja yang berlaku di perusahaan ini dan bersedia untuk tiba di lokasi kerja pada waktu yang telah ditentukan, serta tidak diperkenankan untuk meninggalkan lokasi kerja sebelum berakhirnya waktu kerja sebagaimana yang telah tercantum dalam Surat Perjanjian Kerja (SPK) yang telah disepakati sebelumnya.

Tujuan Pengeluaran Surat Peringatan :
Tujuan dikeluarkannya surat peringatan ini adalah untuk memberikan pengarahan sekaligus peringatan kepada Saudara Eka Ahmad Feri Setiawan agar bersedia melaksanakan tata tertib yang berlaku di perusahaan ini dan tidak melakukan kesalahan yang dapat merugikan pihak perusahaan.

Pemberian Sanksi :
Sehubungan dengan tindakan indispliner yang Saudara Eka Ahmad Feri Setiawan lakukan, maka pihak perusahaan memberikan sanksi kepada Saudara Eka Ahmad Feri Setiawan berupa larangan untuk menggunakan fasilitas perusahaan yang meliputi :

1. Kendaraan Iventaris Perusahaan
2. Peralatan Elektronik Perusahaan

Sanksi yang diberlakukan kepada Saudara Eka Ahmad Feri Setiawan mulai berlaku periode tanggal 24 November 2015 sampai dengan 25 Desember 2015.

Demikian Surat Peringatan ini dikeluarkan untuk dapat dijadikan sebagai bahan perhatian dan diharapkan supaya Saudara Eka Ahmad Feri Setiawan dapat memaklumi hal tersebut serta segera memperbaiki kinerjanya. Atas perhatian dan kerja samanya kami ucapkan terima kasih.

Yogyakarta, 23 November 2015
Direktur Utama
PT. Bangun Mandiri Sejahtera Abadi Jaya

(nama lengkap)

Contoh Surat Peringatan 1 (SP-1)

Ada berbagai macam jenis surat yang ada di dalam Korespondensi Indonesia salah satunya contoh surat peringatan 1 untuk siswa, PNS dan karyawan. Surat ini merupakan jenis surat yang dikeluarkan oleh suatu instansi tertentu ataupun perusahaan tertentu yang ditujukan kepada karyawan dan pihak pihak yang bersangkutan yang melanggar ketentuan dan aturan yang ada. Jadi sesuai dengan namanya, surat ini berisi peringatan agar seseorang tidak mengulangi hal yang melanggar.

Tidak hanya disebuah perusahaan, di instansi pemerintahan salah satunya sekolah juga memiliki surat peringatan. Surat peringatan memiliki tiga tahapan. Tahap pertama adalah peringatan ringan, tahap kedua sedang dan peringatan ketiga adalah teguran keras.Namun kali ini akan dijelaskan contoh surat peringatan 1 untuk siswa, PNS dan karyawan berserta alasan mengapa surat itu dibuat.

PT MAKMUR ABADI

Jalan Anggrek no 67

Bandung

Surat Peringatan Pertama (SP-1)

No : 12/11/mm.ad

Surat peringatan ini ditujukan pada :

Nama : Rudi Hartono

NIP : 12345678910

Jabatan : Staff umum

Sehubungan dengan kinerja Saudara Rudi Hartono yang berkewajiban mentaati perturan dan kebijakan perusahaan sebagaimana yang tercantum didalam kontrak kerja, maka dengan ini kami memberikan peringatan kepada Saudara atas tindakan dan tingkah laku yang melanggar aturan dan tata tertib perusahaan sebagaimana mestinya, yaitu terlambat datang ke kantor selama satu minggu berturut turut tanpa alasan yang jelas.

Karena pelanggaran peraturan dan tata tertib yang dilakukan oleh Saudara Rudi Hartono, maka pihak perusahaan memberikan sanksi kepada yang bersangkutan yaitu pemotongan gaji sebesar 10% pada bulan Desember 2019.

Dengan dikeluarkannya surat peringatan pertama ini diharapkan Saudara dapat menyadari kesalah dan memperbaikinya. Demikian surat peringatan ini disampaikan mohon diperhatikan sebaik baiknya.

Atas perhatian Saudar kami ucapkan terimakasih.

Bandung, 21 November 2019

Anton Wijaksono

Kepala Bidang Personalia

Contoh Surat Peringatan / Teguran 1 Untuk Guru

Contoh Surat Teguran Dinas

CV Sentosa Bersama

Jalan Ampar-Ampar Pisang No 12, Kuningan, Kecamatan Solok, Kalimantan Barat

Nomor Telp. 025555544

Solok, 20 Agustus 2017

Kepada Yth.

Nasari Nasar, S.E

Di tempat,

Salam Hormat,

Bersamaan dengan surat ini, saya pimpinan CV Sentosa Bersama, menerangkan bahwa:

Nama : Nasari Nasar

No. Karyawan : 22222022

Jabatan : Staff Akutansi

Alamat : Jl. Sendiri Saja No. 12, Kuningan, Solok

No Telp : 02111155555

Telah melakukan pelanggaran pada salah satu peraturan kantor, yaitu menggunakan fasilitas kantor untuk kepentingan pribadi. Di mana, yang bersangkutan menggunakan mobil kantor, untuk bepergian bersama keluarganya keluar kota, tanpa izin dari pimpinan. Penggunaan mobil kantor diluar izin dianggap sebagai penyalahgunaan wewenang. Sesuai dengan peraturan kantor, atas pelanggaran tersebut, yang bersangkutan harus membayarkan denda sebesar Rp 150.000 kepada kaum dhuafa, sebagai bentuk penyesalan. Serta, bersedia dihukum lebih lanjut, jika mengulangi kesalahan berulang, di kemudian hari.

Demikian surat ini saya buat dengan sadar dan tanpa paksaan pihak manapun. Mohon untuk menjadi perhatian anda dan tidak melakukan kesalahan ini dikemudian hari. Atas kerjasama dan perhatian saudara, saya ucapkan terimakasih.